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说明
我们使用计算机完成工作任务,使用最多的就是Microsoft Office套装软件中的Word、Excel和PowerPoint软件。
曾经会听到有人经常说“我精通Office软件”一类,包括我。
从事二十几年的信息技术教学,不知道从什么时候开始,一直觉得word、Excel、PowerPoint一类的软件已经尽在掌握之中。遇到复杂操作,总是自恃指法灵活,对键盘有着非常熟练的操控能力并且自信有足够的耐心,那么多用点时间,一切都可以搞定。
但是,笨方法真的太累了。当你发现还有非常好用的技巧、方法的时候。
要对全校的学生成绩进行统计,手忙脚乱地忙活了两节课三节课,终于整理出来了。但是当你知道了其实可以在五分钟内完成的时候。
要对新招生学生下发录取通知书,面对六七百名学生的名字,填写完一个学生的信息,然后打印,再进行下一个学生的信息的填写、打印,如此反复,半天的时候能完成已经是高手了。但是当你知道了,其实只需要一个模板和学生的名单,然后只需要进行三分钟的操作,端杯咖啡坐在旁边看着打印机一张紧接一张地打印出来就可以的时候。
要对全部数据进行汇总汇报,已经把汇总结果交给领导了,但是发现还有数据需要修改、增加,满头大汗地对领导说,把数据给我退回来吧,我重新整理。但是当你知道了,其实,只需要在你的原始数据上进行修改,然后到领导那里偷偷地进行一下刷新一切搞定的时候。
你还能说你熟练掌握了Office操作吗?
那么有必要好好深入地学习一下Office套装软件了。其实所谓的“深入”,都是非常简单的内容,只是以前不知道而已。
那就从Excel开始。
毋庸置疑,Excel具有非常强大的实用性,也就有了更多的使用技巧和方法。
实用、好用、够用。
我要整理的就是那些从最实用的目的出发,最好用好学的操作方法。有了这些方法技巧,使用计算机办公就够用了。
说重点。
我做的Excel的使用方法分三部分内容。
1.
Excel入门
2.函数的深入学习
3.VBA的使用
有了Excel入门学习,我想Excel操作就算熟练掌握了。
想提高工作效果,那就学习一下Excel函数知识。Excel函数到底有多少,很难给出准备数据,只能用“很多很多”来形容吧。但是我们要学的Excel函数也就五六十个,并且这些函数的语法结构大同小异,使用方法也就大同小异了。并没有太多的难度。
VBA算是Excel的终级的武器吧。函数完不成的操作VBA可以完成,函数可以完成的,VBA可以更高效地完成。可以选学。
即使不学VBA,有了前两部分的知识基础,也可以向全世界宣布,我熟练掌握Office操作。
最初做这一类的文章只是为了对自己的知识结构做一下梳理并投稿自媒体,所以内容会有一些重复重叠并且缺少一定的系统性,在做整理时又没有太多的时间,难免会有一些不合适之处,以后会尽量修订充实完善。
内容案例解决方法均是使用的微软的Excel2016版本。
如果有问题,我们一起探讨。
2020年4月
第一节 Excel三要素
Microsoft Office Excel,美国微软公司开发的办公套装软件中的一种,名称为电子表格软件或者叫数据处理软件。
Excel的主要功能是对数据进行高效处理。
Excel三要素指的是工作簿、工作表和单元格。
一.工作簿
1.概念
使用Excel程序软件制作成的文件叫工作簿。也就是说,一个Excel文件就叫一个工作簿。
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2.扩展名
Excel 2003以前的版本工作簿扩展名是XLS。
Excel 2003以后的版本即Excel 2007、excel 2010、Excel 2013以及Excel2016、Excel 2019等工作簿的默认扩展名是XLSX。
3.版本间的兼容
Excel版本向下兼容。可以用高版本的Excel程序打开低版本Excel工作簿,而如果想用低版本Excel程序直接打开高版本Excel生成的工作簿则不可以,需要下载安装兼容插件。
二.工作表
打开Excel工作簿,在编辑区域左下角默认标签为“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”等。这是Excel的工作表标签。
Excel工作表默认名称为“Sheet1” 、“Sheet2”、“Sheet3”……
同一个工作簿中的所有工作表的结构完全相同,操作方式也完全一样。
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工作表的功能是实现对数据的分组管理。
工作表可以增加、减少、改名等。
1.增加工作表
在任意一个工作表标签上单击鼠标右键,打开右键快捷菜单。选择“插入…”命令,打开“插入”窗口,选择“常用”标签下的“工作表”,单击“确定”按钮,完成新增工作表操作。
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Excel 2003及以前的版本,一个工作簿中最多可以有255个工作表;在excel 2007及以后的版本中没有了对工作表数量的限制。
2.减少工作表
我们可以删除不需要的那些工作表。
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使用鼠标选中需要删除的工作表标签,打开右键快捷菜单,选择“删除”命令,如果工作表中内容为空,直接删除该选中的工作表,如果工作表中存在数据,Excel会提示是否永久删除该工作表,这时候要谨慎操作,不要误删除了重要数据,否则很难恢复误删除的工作表数据。
3.工作表标签改名字
工作表默认标签名字为“Sheet1”、“Sheet2”等等,这样的名字不容易对工作表中的数据内容进行识别,要及时对工作表的标签名字进行修改。
选中需要修改名字的工作表标签,打开右键快捷菜单,选择“重命名”,删除原有的默认工作表名字,输入新名字。
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小练习
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有一个年级10班的学生成绩要存放到同一个工作簿的不同的工作表中,以方便对这些数据进行分组管理,我们需要做的就是把工作表增加到10个,然后对每个工作表标签进行重新命名。
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除了对工作表进行重命名外,我们还可以根据实际需要,对工作表标签进行密码保护、颜色设置、隐藏等等。
三.单元格
1.概念
Excel的数据录入、编辑区域是由一个个的方格组成,这些方格叫做单元格。
单元格是Excel工作表中的实际工作区域。
2.行与列
每个单元格都是列和行的交叉区域。
列标:工作表每一个列都有一个由英文字母组成的序列号,称为列标。
每一列对应着的列标就是该列的名称,如A列、B列。
行号:工作表每一行都有一个行号,也就是该行的序列号,如1行、2行等。
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3.单元格地址
单元格的地址由该单元格的列标与行号组成。即列标+行号,如A1、B6等。这是一个单元格在工作表中的地址,或者说是该单元格的名称。
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单元格地址(名称)会显示在工作表的名称框中。
4.活动单元格
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当我们想要向一个单元格中录入数据时,需要先选中该单元格,让该单元格成为活动单元格。
活动单元格的外观特征是该单元格被粗的框线框选着。
一个工作表中只能有一个单元格是活动单元格。
——————End——————
第二节 Excel基本设置,打造得心应手的Excel工具(1)
经常使用Excel做数据处理的人,都会根据自己的使用习惯和使用要求,对Excel进行一定的设置,以方便对Excel的高效使用。
常用的设置都有哪些呢?下面我们逐项进行设置。
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打开“Excel选项”窗口。
打开“文件”菜单,在“文件”菜单中选择“选项”标签。
在“Excel选项”窗口中,选择“常规”标签。
在“常规”标签中,对“新建工作簿时”下面的内容进行修改。
这是我们在录入数据时的默认字体、字号以及新建工作簿时的默认工作表数量。
做好了这一项设置,在我们录入数据时,就可以省去对字体进行设置的工作。
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“Excel选项”窗口中,打开“保存”标签,设置“保存工作簿”时的默认扩展名以及保存位置。
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高版本的Excel工作簿默认扩展名是XLSX,可以向下兼容版本低的Excel工作簿。但是低版本的Excel程序不能打开XLSX扩展名工作簿。如果需要照顾其他低版本Excel打开工作簿,这里的默认扩展名可以改成“Excel97—2003工作簿(.Xls)”,即XLS扩展名。
对默认文件保存设置成自己最常用的文件夹。
我们在进行数据录入时,一般的操作是按Tab键,活动单元格向右移动;按回车键向下移动单元格。
在“Excel选项”窗口。选择“高级”标签项,在“编辑选项”栏中,设置按Enter键(回车键)活动单元格移动的方向。根据自己的使用习惯做好相应的设置。
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当我们要打开一个Excel工作簿时,在“打开”选项页中,会列出最近打开的若干个工作簿的名称和保存位置,方便选取需要打开的工作簿,省去了查找工作簿的时间,提高了工作效率。
对于“打开”页中显示工作簿的设置,我们在“Excel选项”的“高级”标签项时进行设置。
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打开“高级”选项,在“显示”栏下,设置“最近使用的工作簿”的数量以及“最近的文件夹”的数量。
自定义菜单栏。
菜单栏是我们使用最频繁的工具栏,菜单栏中包含着我们经常使用的各种命令。
但是在默认情况下,也许会有一些我们自己经常使用的命令没有出现在菜单栏中,我们可以通过自定义的方式,设置个性的菜单栏。
打开“Excel选项”中的“自定义功能区”标签,在窗口最右侧先新建选项卡和新建组。然后对选项卡和新建组进行重命名。
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然后从“自定义功能区”窗口的中间部分,选择命令项,点击“添加”命令添加到右侧自定义组中。把我们平时不需要的命令项选中,点击“删除”命令进行删除,这样可以让菜单栏更简洁。
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设置快速访问区工具。
默认在Excel工作表窗口左上角是快速访问工具区域。这里有更为常用的快捷命令按钮。
那么我们把我们习惯常用的命令放到这个区域里,使用起来才能够更加快捷方便。
打开“Excel选项”对话框中的“快速访问工具栏”标签,在中间窗口中选择希望放到快捷访问区域的命令按钮,单击“添加”命令进行添加。不需要的命令,点击”删除“命令删除。
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经过以上的一系统设置,Excel工作表的工具栏已经成了专属于我们自己的工具栏了。使用起来得心应手,工作效率倍增。
——————End——————
第三节 Excel基本设置,设置默认选项,轻松操控Excel (2)
使用Excel录入数据时,有一些基本操作,比如字体、字号以及保存位置等,提前对这些默认选项进行设置,可以节省工作时间,减少工作量。
默认字体格式的更改设置
打开“开始”菜单,在“字体”栏中有Excel默认的字体格式,包括字体、字号等。
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在使用Ecxel完成数据录入工作后,我们为了使工作表页面更加美观,有时需要对字体字号等进行更改设置。
当我们使用Excel,对字体字号等有相对固定的要求时,可以提前把字体、字号等进行默认设置。
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在工具栏任意空白处,单击鼠标右键,打开右键快捷菜单,选择“自定义功能区…”。
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在“Excel选项”窗口中,打开“常规”标签,在“新建工作簿时”选项下设置默认字体、字号以及新建工作簿的工作表数量。
单击“确定”按钮,完成设置。
重新运行Excel时,进行的默认设置生效。
更改工作簿默认保存位置
Excel操作人员需要记住工作簿的保存位置,以方便以后管理使用,如果忘记了文件的保存位置,查找时无异于大海捞针。
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我们可以对默认的工作簿保存位置进行设置。
在计算机磁盘分区建立工作簿保存文件夹。
打开“Excel选项”窗口,打开“保存”标签,勾选“默认情况下保存到计算机”选项,在“默认本地文件位置“中输入默认保存文件夹的地址。
单击“确定“按钮完成设置。
快捷访问工具栏项目的设置
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Excel2016工作表左上角为快速访问工具栏区域,列出了最常用的几种操作工具,方便快速使用。对于经常使用但是快速访问工具栏区域没有列出来的工具,我们可以通过更改默认设置的方法进行设置。
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打开“Excel选项“窗口,打开”快速访问工具栏“标签,在常用命令窗格下,选择需要加入到快速访问工具栏中的命令,单击”添加“按钮,完成添加。
不需要在快速访问工具栏中出现的命令,使用鼠标选中该命令后,用删除的方法进行删除。
——————End——————

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